Учимся проводить совещания // Project Management

Если совещания среди Ваших коллег или подчиненных превращаются в балаган, то значит, пора предпринимать решительные меры…
Я не привожу универсального рецепта, ибо его нет, я не буду вдаваться в мельчайшие тонкости – т.к. их можно перечислять до бесконечности, я лишь описываю моё виденье данного вопроса…
Для себя я совещания разделяю на несколько типов (примечания не привязаны строго к типу):
- “Пятиминутки” – т.е. это плановое совещание по расписанию, многие считают их бесполезными, но они способствуют поддержанию дисциплины
- Начинайте совещание всегда вовремя – дисциплина нам нужна
- Проводите совещание стоя – таким образом пятиминутка не будет перерастать в пару часов горячих споров (зачастую не по теме)
- Старайтесь не поднимать вопросы которые решаются в рабочем порядке, без привлечения всех участников совещания (время – деньги)
- Соблюдайте правила приличия – посербывание кофе, зевания, иль явное показное безразличие – не способствует плодотворному общению
- Заранее планируемое совещание для обсуждения каких-либо проблем/дилемм/…леммм
- Определите цель вашего совещания – без цели – совещание превратиться в броуновское
движениеобщение - Разошлите всем участникам повестку дня – старайтесь избегать обобщенных расплывчатых фраз – больше конкретики
- Если у Вас есть материал для изучения – его так же лучше предоставить заранее – иначе Ваше совещание превратится в избу-читальню
- Определите время и место проведения совещания – чем раньше участники узнают о своём участии тем лучше – ведь не только у Вас могут быть планы
- Если предполагается обсуждение нескольких вопросов – ограничьте каждый из них по времени
- Избегайте пересечения времени проведения совещания с обеденным перерывом иль с окончанием рабочего дня – иначе совещание будет похоже на последнюю пару в институте – все ждут окончания сего действа, абсолютно не вникая в суть происходящего
- Если совещание затянется на пару часов – запланируйте перерывы – ведь все мы люди, все мы человеки
- Определите список участников – если их больше 20-ти человек – вероятно, его лучше сократить (стоит попробовать японский “нью-маваши” – т.е. вначале проводятся совещания мелких групп, затем представители групп участвуют в главном совещании) – чем больше людей – тем больше вероятность неконтролируемых дискуссий между участниками
- Записывайте достигнутые результаты (ведите протокол т.н. “meeting minutes”) – иначе смысла нет в самом собрании
- По завершению – огласите “итого” дабы все участники понимали добежали ли Вы до финиша
- Не затягивайте совещание – заканчивайте в строго оговоренное время, остались вопросы – назначайте новое
- После часа совещания – вероятность получить результат будет стремиться к нулю
- Определите цель вашего совещания – без цели – совещание превратиться в броуновское
- Обучение – т.е. формат конференции – есть докладчик(и), и он задает тон собранию
- У Вас, как докладчика, должен быть составлен план предстоящего совещания – дабы не уйти от сути
- Отрепетируйте свой доклад, если Вы первый раз выступаете с ним
- Подготовьте наглядный материал для доклада – ибо один раз увидеть всё же лучше, чем сто раз услышать (вредные советы от “самизнаетекого” )
- Подготовьте раздаточный материал – в нем может быть написан лишь Ваш план совещания, но пометки оставленные на полях такого материала могут иногда оказаться бесценными, а еще они всегда помогут освежить память
- “Мозговой штурм” – достаточно специфический тип совещаний, направлен на решение не тривиальной задачи
- Огласите участникам лишь тему обсуждения, не углубляйтесь в подробности, нужен именно штурм, а не зацикливание на поиске “самого-самого” решения
- Приготовьтесь записывать все высказанные мысли участников
- Никогда не критикуйте предлагаемые решения (и пресекайте подобное со стороны коллег)
- “Ни рыба ни мясо” – спонтанные совещания аля в курилке, за кофе, начинаются фразой – “О, как хорошо что Вы все здесь, я давно хотел с Вами обсудить …”
- Редко бывают конструктивными, и отношение к ним соответствующее
- Ни к чему не обязывает участников – т.е. что-бы Вы не решили – это не будет воспринято как руководство к действию
- Иногда имеют эффект “мозгового штурма” – за что их и любят – вроде и не работал, а что-то таки порешалось (главное – потом не забыть, что именно было решено)
А теперь вернемся к балагану который устраивают ярые спорщики, дабы их унять нам потребуется составить правила поведения на совещаниях и придерживаться их (а так же принуждать остальных к соблюдению правил):
- Никто, и ни при каких обстоятельствах не перебивает выступление
- Если появляется вопрос – поднимаем руку
- Если их становится всё больше – берем ручку и записываем в блокнотик (как у Вас его нет? а зачем Вы сюда пришли?)
- Докладчик заканчивает своё выступление какой-либо контрольной фразой иль словом (к примеру, dixi (лат.) – “Я сказал”)
- После окончания доклада, все желающие задают вопросы
- За “очередью” вопросов должен следить либо “арбитр”, назначенный заранее, либо сам докладчик
- Возможно, следует принять условия, при которых докладчик таки прерывает своё выступление – к примеру задавать вопросы хотят уже все присутствующие
- Возможно, Вам следует применить приём именуемый “мячик выступающего” – т.е. говорит только тот, у кого мячик в руках
И еще небольшой совет: пользуйтесь календарями – благо они сейчас есть у всех в телефонах. Ваш девайс всегда с Вами и он всегда напомнит, что Вас где-то ждут.
Ссылки по теме: